تنظیم نامه اداری

تنظیم نامه اداری یکی از وظایف لاینفک شغل‌های اداری محسوب می‌شود؛ نگارش نامه اداری به سبب ماهیتی که دارد، با دشواری‌ها و سختی‌های گوناگونی همراه است. در تنظیم نامه اداری، بخش‌های متفاوت و موضوعات گوناگون باعث می‌شود که نویسنده تا حدودی سردرگم شود و در نهایت قادر نباشد که یک نتیجه مطلوب را به دست آورد؛ به سبب همین مسئله، در دست داشتن یک راهکار اصولی و ساده‌سازی‌شده، بسیار رضایت‌بخش است.

ما در این مقاله آموزشی، تلاش می‌کنیم تا ابتدا انواع بخش‌های نامه اداری را بصورت دقیق اما مختصر معرفی کنیم، سپس به سراغ بیان نکاتی برویم که رعایت آن‌ها به نامه شما رنگ و بوی یک متن اصیل را می‌دهد؛ آموزش زیر را به دقت دنبال کنید تا به یک نتیجه مطلوب برسید.

نامه اداری چیست؟

نامه اداری در یک کلام به مراسلات یا برگه‌های محرمانه یا غیر محرمانه گفته می‌شود که از بخشی به بخش دیگر، از شخصی به یک نهاد و از اداره‌ای به اداره دیگر ارسال می‌شود؛ این نامه‌ها، انواع گوناگونی دارند و یکی از ارکان مهم برای ارسال بخش‌نامه‌ها، دستورهای اجرایی، درخواست‌های کارمندان و بیان نکات محرمانه محسوب می‌شوند.

هر نامه اداری حتما باید دارای بخش‌های زیر باشد، وگرنه فاقد اعتبار و توجه رسمی خواهد بود:

  • شماره نامه.
  • تاریخ نگارش نامه.
  • وضعیت پیوست.
  • عنوان واحد دریافت‌کننده نامه.
  • عنوان واحد ارسال‌کننده نامه.
  • موضوع نامه.
  • نام، نام خانوادگی و سمت امضا کننده نامه.
  • یک امضا در پایین نامه توسط شخصی با صلاحیت اداری.
  • رعایت سایر ضوابط و نکته‌های مربوط به یک نامه اداری.

همچنین ناگفته نماند که لازم است هر نامه اداری، بر روی برگه‌های مخصوص مکاتبات اداری، بصورت تایپ و پرینت قرار گرفته باشد، وگرنه فاقد اعتبار لازم خواهد بود. 

نامه اداری چه تفاوتی با یادداشت‌های اداری دارد؟

اجازه بدهید این مسئله را با یک مثال ساده، روشن کنیم:

تصور کنید که مدیر بخش الف قصد دارد که یک نکته را در سریع‌ترین زمان ممکن به مدیر بخش ب اطلاع بدهد و اطلاع چنین مسئله‌ای نیز، صرفا جنبه نظرخواهی یا اطلاع‌رسانی دارد؛ در چنین موقعیتی، مدیر بخش الف بر روی یک تکه کاغذ پیام خود را بصورت دستی می‌نویسند و بدون رعایت نکات نامه‌های اداری (مانند شماره یکتا، امضا یا برگه مخصوص نامه) آن یادداشت را به مدیر بخش ب ارسال می‌کند. این مورد، یک “یادداشت اداری” محسوب می‌شود.

اما نامه اداری، همانطور که در بخش قبلی گفتیم، قسمت‌های متفاوتی دارد و به شکلی کاملا رسمی و قانونی تنظیم شده است؛ جالب است بدانید که همه نامه‌های اداری آرشیو می‌شوند اما کمتر شرکتی را پیدا می‌کنید که یادداشت‌های اداری را وارد آرشیو کند.

نامه اداری چه اهمیتی دارد؟

ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که چرا باید زمان زیادی را صرف تنظیم و نگارش نامه‌های اداری بر اساس یک دستورالعمل خاص بکنیم، درحالی‌که می‌توانیم به سادگی پیام خود را به صورت شفاهی یا در قالب یک یادداشت اداری به بخش دیگر ابلاغ کنیم. نامه‌های اداری از جهات گوناگونی، ارزشمند و مهم هستند و جالب است بدانید که بخشی از سرمایه شرکت‌ها و مجموعه‌های اداری محسوب می‌شوند؛ در ادامه این بخش، مهم‌ترین با مهم‌ترین کاربردهای نامه اداری آشنا شوید:

  • ثبت دقیق مراسلات:

بسیار مهم است که درخواست‌های یک کارمند از مدیر او، یا بخش‌نامه‌هایی که از بخش‌های بالاتر به بخش‌های پایینی ارسال شده است، بصورت کامل ثبت و آرشیو شوند تا در مواقعی که لازم است، به آن‌ها مراجعه شود و اطلاعات مورد نیاز استخراج شود.

  • پیش‌گیری از فراموشی:

بسیاری از طراحان سیستم‌های اداری بر این باور هستند که بخش آرشیو نامه‌های اداری، حافظه یک مجموعه را تشکیل می‌دهند؛ چراکه با گذر زمان، ممکن است که هر شخصی موضوعات خاصی را از خاطر ببرد اما نامه‌های اداری همه مطالب را با جزییات در خود جای داده‌اند، پس امکان از دست رفتن هیچ اطلاعاتی وجود ندارد.

  • دسته‌بندی اطلاعات:

ویژگی دیگری که نامه‌های اداری دارند، قابلیت دسته‌بندی و مرتب کردن دقیق آن‌ها است؛ کارکنان بخش آرشیو سازمان، به راحتی می‌توانند به کمک شماره یکتا و تاریخ هر نامه، مراسلات را مرتب کنند تا در صورت نیاز، در کم‌ترین زمان ممکن، امکان مراجعه به آن‌ها وجود داشته باشد.

مطلب پیشنهادی: تنظیم لایحه چگونه انجام می شود؟

نامه‌های اداری چه انواعی دارند؟

نگارش نامه‌ اداری براساس کاربرد و محتوایی که دارند، به انواع و مدل‌های متفاوتی تقسیم می‌شوند. هر کارمند یا مدیر، در صورت نیاز به نگارش یک نامه اداری، باید انواع نامه‌های اداری را بررسی کند، تا متوجه شود که مطلب یا درخواست خود را در چه نوعی از نامه‌های اداری باید بگنجاند. در ادامه این بخش، انواع نامه‌های اداری و تفاوت آن‌ها با سایر نامه‌ها را بررسی می‌کنیم. ناگفته نماند که این نکته به شما کمک شایانی در زمینه تنظیم نامه اداری می‌کند.

نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های برون‌سازمانی

نامه‌ها با توجه به این که از در یک سازمان یا اداره رد و بدل می‌شوند یا از اداره‌ای به اداره دیگر ارسال می‌شوند، به دو دسته نامه‌های داخلی (یا نامه‌های درون‌سازمانی) و نامه‌های بیرونی (یا نامه‌های برون‌سازمانی) تقسیم می‌شوند. تنظیم هر کدام از این دو نامه، اصول متفاوتی دارد:

  • نامه‌های داخلی:

نامه‌های داخلی نسبت به نامه‌های بیرونی، متنی ساده‌تر دارند و در مجموع، اصول قانونی و رسمی کمتر در آن‌ها رعایت شده است. نگارش نامه اداری داخلی، اصول و مفروضات متفاوتی با نگارش نامه برون‌سازمانی دارد.

نامه‌های داخلی به سبب اینکه بین همکاران یک اداره رد و بدل می‌شوند، بهتر فهمیده می‌شوند و معمولا فرمایشی هستند؛ به عنوان مثال، یک مدیر به کارمند خود می‌گوید برای اینکه حقوق‌ات را افزایش دهم، یک نامه اداری (درخواست افزایش حقوق) برای من بنویس. در چنین موقعیتی، هیچ سو برداشتی از متن نامه اتفاق نخواهد افتاد.

  • نامه‌های بیرونی:

نامه‌های بیرونی با شکل و شمایل رسمی‌تر و رعایت همه اصول تنظیم نامه اداری، نگارش می‌شوند. گفتنی است که نامه‌های بیرونی حتما باید بر روی برگه‌های رسمی قرار داشته باشند و متن آن‌ها هم پرینت شده باشد. این نکته را هم فراموش نکنید که در تنظیم نامه اداری، از یک بیان ساده و شفاف استفاده کنید تا هرگونه سوء برداشت به حداقل برسد.

جالب است بدانید که تنظیم نامه‌های برون‌سازمانی معمولا توسط یک بخش خاص در کارخانه یا شرکت انجام می‌شود.

نامه‌های اداری و عمومی

نامه‌ها با توجه به اینکه از سوی یک شخصیت حقوقی یا حقیقی نوشته شده باشند، به دو نوع کلی نامه‌های اداری و نامه‌های عمومی تقسیم می‌شوند؛ در بخش‌های قبلی، نامه اداری را تعریف کردیم، حالا قصد داریم که به تعریف نامه عمومی نیز بپردازیم.

  • نامه عمومی:

نامه عمومی، یک درخواست یا تقاضانامه است که از سوی یک شخص بدون هیچ سمت اداری یا رسمی، به یک سازمان خصوصی، نیمه‌دولتی یا دولتی ارسال می‌شود؛ تصور کنید که شخصی برای پیگیری وضعیت کنتور گاز خود، قصد دارد نامه‌ای به اداره گاز ارسال کند. نامه‌ای که در این زمینه نوشته می‌شود، یک نامه عمومی محسوب می‌شود.

کارشناسان حقوقی پیشنهاد می‌کنند که اشخاص نامه‌های عمومی خود را با رعایت ترتیب‌ها و فرایندهای خاصی به نامه‌های اداری تبدیل کنند؛ به بیان دیگر، شما ملزم هستید که نامه خود را در سازمان مربوطه “معنا” یا “تفسیر” کنید، تا کارکنان آن شرکت نیز، به صورت دقیق جزئیات نامه را درک کنند و امکان ترتیب اثر دادن برای نامه شما محیا شود.

کافی است که نامه خود را بصورت تایپی یا با یک قلم واضح نگارش کنید و به قسمت دریافت مراسلات عمومی شرکت مورد نظر خود ارسال کنید؛ آن شرکت موظف است که فرایندها و تشریفات خاصی را برای اداری‌کردن نامه شما پیاده کند.

نگارش و تنظیم نامه اداری برای عموم مردم کار نسبتا دشواری است؛ به سبب همین مسئله، می‌توانید از وکلا یا متخصصان حقوقی خبره کمک بگیرید.

مطلب پیشنهادی: چگونگی تنظیم درخواست .

درخواست‌نامه و نامه دستوری

بسیار لازم است که در تنظیم نامه اداری با دو نوع نامه که اصطلاحا “درخواست‌نامه” و “نامه دستوری” نامیده می‌شوند، آشنا باشید. گفتنی است که بسیاری از نامه‌های اداری جزو این دو نوع نامه قرار می‌گیرند؛ در نتیجه کارمندان و مدیران شرکت‌ها در نگارش نامه اداری باید توجه ویژه‌ای به این مسئله داشته باشند.

  • درخواست‌نامه:

زمانی‌که قصد یکی از کارکنان سازمان، تنظیم نامه اداری برای ارسال یک درخواست به مدیریت است، باید یک “درخواست‌نامه” تنظیم کند. درخواست‌نامه یا نامه درخواستی، برای ایجاد ارتباط میان کارمندان (بخش‌های پایین اداره) با مدیران (بخش‌های بالایی اداره) است.

  • نامه دستوری:

مدیر عامل یا سایر مدیران سازمان‌ها، در زمان نگارش نامه اداری باید توجه ویژه‌ای به اصول نگارش نامه‌های دستوری داشته باشند. همانطور که از عنوان این نامه مشخص است، در زمانی نوشته می‌شود که سرپرست یک مجموعه یا بخش، قصد داشته باشد نکته خاصی را به کارمندان خود ابلاغ کند و آن‌ها را موظف نمایند که فرایند خاصی را عملی کنند.

معمولا پیش‌نویس‌ها توسط مدیرعامل انجام می‌شوند و نگارش نامه اداری دستوری، به منشی مدیر محول می‌شود.

سایر نامه‌های اداری

ممکن است در زمان نگارش نامه اداری، درخواست شما در هیچ کدام از انواع نامه‌هایی که در بالا بیان کردیم، نگنجد؛ اگر چنین مسئله‌ای پیش آمد به هیچ عنوان نگران نشوید، چرا که ما در این بخش صرفا به معرفی برجسته‌ترین و رایج‌ترین انواع نامه‌های اداری پرداختیم و سایر نامه‌ها را که کاربرد و استفاده کمتری دارند، فاکتور گرفتیم. با همه این تفاسیر، موارد زیر نیز جزو نامه‌های اداری محسوب می‌شوند:

  • نامه بازدارندگی:

این نامه‌ها جزو نامه‌های اداری دستوری محسوب می‌شوند و وجه تمایز آن‌ها، محتوای بازدارنده یا نهی‌کننده نامه است.

  • نامه هماهنگی:

همانطور که از اسم این نامه‌ها مشخص است، برای هماهنگی و ایجاد ارتباط میان بخش‌های گوناگون یک سازمان یا چند سازمان در کنار یکدیگر، از نامه اداری هماهنگی استفاده می‌شود؛ عواملی مانند نوع فعالیت و زمان انجام فعالیت در نگارش نامه اداری هماهنگی بسیار مهم است.

نگارش نامه اداری هماهنگی از جهت‌های گوناگونی، شباهت‌هایی با تنظیم نامه اداری دستوری دارد.

  • نامه خبری:

تنظیم نامه اداری خبری بسیار ساده و از جهاتی لازم است؛ مدیران یا کارمندان در مواقعی که قصد دارند تغییراتی در روند اداره‌ها ایجاد کنند، حتما باید از نامه‌های اداری خبری استفاده کنند.

برای تنظیم نامه اداری خبری، معمولا از واحد دبیرخانه کمک گرفته می‌شود.

مظلب پیشنهادی: بایدها و نبایدها در تنظیم شکایت که باید به آن توجه کنید.

روش تنظیم نامه اداری

حالا که تنظیم نامه اداری و انواع آن را بصورت دقیق معرفی کردیم، وقت آن رسیده است که درباره بخش‌های متفاوت و روش نگارش نامه اداری صحبت کنیم. پیش از آنکه هر کدام از بخش‌های یک نامه اداری اصولی را تبیین کنیم، باید یک نکته مهم به شما بگوییم: در نگارش نامه اداری، هیچ‌کدام از بخش‌ها یا قسمت‌های زیر را جا نیندازید، وگرنه نامه شما فاقد اعتبار و ارزش بایسته خود خواهد بود.

کد شناسایی یا شماره نامه

کد شناسایی اگر مهم‌ترین بخش تنظیم نامه اداری نباشد، بی‌شک یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن محسوب می‌شود. دقت داشته باشید که اداره‌ها و سازمان‌ها بوسیله شماره نامه قادر خواهند بود که نامه‌های گوناگون را از یکدیگر جدا کنند و در نهایت نیز، با دقت و اصول خاصی آن را مرتب و دسته‌بندی نمایند؛ پس فراموش نکنید که نامه بدون شماره، به سادگی در میان سایر نامه‌های اداری گم خواهد شد و فرایند پیگیری آن نیز تا حدودی غیر ممکن است.

نکته‌های زیر در آشنایی با شماره نامه در نگارش نامه اداری، مفید هستند:

  • شماره نامه معمولا در بالاترین قسمت یک نامه اداری در سمت راست کاغذ قرار دارد.
  • در تنظیم نامه اداری و ثبت شماره آن، از دو روش استفاده از اعداد یا استفاده از اعداد و حروف بصورت ترکیبی می‌توانید بهره ببرید.
  • هر سازمان یا اداره‌ای، شیوه خاصی برای نگارش شماره نامه دارد.
  • اگر شما یک کسب‌وکار کوچک راه انداخته‌اید و مایل هستید که برای نامه‌های اداری خود، شماره مشخص کنید، بهتر است یک الگو یا الگوریتم مشخص برای شماره‌گذاری نامه‌ها انتخاب کنید.
  • اگر قصد ارسال یک نامه عمومی را دارید، نگران شماره نامه نباشید؛ ارگان تحویل‌گیرنده موظف است که شماره را در بالای نامه درج کند و سپس به سراغ سایر فرایندهای ارسال نامه برود.
  • دبیرخانه در بسیاری از سازمان‌های بزرگ دولتی، موظف به شماره‌گذاری نامه‌های داخلی یا بیرونی است.

در پایان، گفتن یک نکته الزامی به نظر می‌رسد؛ روش‌های گوناگونی برای شماره‌گذاری و تنظیم نامه‌های اداری وجود دارد و تفاوتی هم ندارد که دقیقا از کدام روش برای شماره‌گذاری نامه خود استفاده می‌کنید اما نباید فراموش کنید که شماره نامه باید کاملا منحصر به فرد باشد تا با سایر نامه‌های اداری، اشتباه نشود.

تاریخ

تاریخ نگارش نامه اداری نیز، یکی دیگر از المان‌های مهم و تاثیرگذار در تنظیم نامه‌های اداری می‌باشد؛ بسیار مهم است که در زمان نگارش نامه اداری، تاریخ به‌روز و دقیق را در قسمت بالایی سمت راست نامه بنویسید. 

جالب است بدانید که در برخی از ارگان‌ها بر روی تاریخ نامه چسب می‌زنند تا امکان دست‌کاری آن غیرممکن شود. همچنین گفتن این نکته نیز خالی از لطف نیست که تاریخ نامه معمولا بصورت عددی نوشته می‌شود ولی برخی از سازمان‌ها در زمان تنظیم نامه اداری، ترجیح می‌دهند که ستون مربوط به ماه با حروف نوشته شود.

ممکن است در حاشیه تنظیم نامه اداری، از شما درخواست شود که در کنار امضای خود، یک تاریخ هم بنویسید؛ این تاریخ، در کنار تاریخ سربرگ، سندیت قانونی خواهد داشت.

پیوست

پیوست به معنای برگه‌ها یا ملزومات دیگری است که ممکن است در هنگام نگارش نامه اداری و ارسال آن به سازمان یا بخش دیگری، به برگه اصلی نامه اضافه شود. پیوست‌ها که برگه‌هایی کاغذی هستند، در زمان نگار تنظیم نامه اداری، با منگنه به برگه اصلی نامه متصل می‌شوند؛ تصور کنید که بر اثر حمل و نقل یا اتفاقات احتمالی دیگری، پیوست از برگه اصلی نامه جدا شود. در چنین موقعیتی، هیچ روشی برای فهمیدن این مسئله که پیوست از نامه جدا شده، وجود ندارد. 

به سبب همین مسئله، طراحان نامه‌های اداری، قسمتی را در سربرگ نامه با عنوان “پیوست” قرار داده‌اند. اشخاص در زمان نگارش نامه، موظف هستند که پیوست‌داشتن یا نداشتن پیوست در نامه را اطلاع دهند. این مورد به روش زیر انجام می‌شود:

اگر نامه با پیوست همراه باشد:

  • پیوست: دارد.

اگر نامه بدون پیوست و صرفا یک کاغذ باشد:

  • پیوست: ندارد.

گفتن این نکته نیز خالی از لطف نیست که شماره نامه، تاریخ نامه و پیوست معمولا بصورت ردیفی در سمت راست و قسمت بالایی نامه‌های اداری قرار دارند. لازم است که در زمان نگارش نامه اداری، توجه ویژه‌ای به این سه مشخصه کلیدی داشته باشید.

نام و یاد خدا

شروع نامه، مانند شروع هر کار دیگری، مستلزم ذکر نام خداوند مهربان است. لازم است که نام خدا را بصورت “باسمه تعالی” ذکر کنید و از هرگونه خلاقیت در این زمینه خودداری کنید. فراموش نکنید که نامه‌های اداری یک چارچوب و کلیشه از پیش‌تعیین‌شده دارند؛ لازم است که در زمان نگارش نامه اداری، این الگوها را بصورت دقیق و بدون تغییر لحاظ کنید. 

همچنین این نکته را فراموش نکنید که “بسمه تعالی” یک خطای نگارشی است؛ پس این عبارت را بصورت “باسمه تعالی” در ابتدای نامه، پیش از ذکر هر مسئله، ای بنویسید.

مطلب پیشنهادی: در چه مواردی نیاز به تنظیم اظهارنامه می باشد.

گیرنده نامه

مطابق با اصول نگارش نامه‌های اداری، لازم است که گیرنده نامه را در دو ردیف مجزا بصورت دقیق مشخص کنید. در ردیف اول نام و نام خانوادگی گیرنده نامه را بنویسید و در ردیف دوم سمت گیرنده نامه در سازمان مورد نظر را ذکر کنید.

ممکن است در برخی از موارد، مایل باشید که به مدیر عامل یا بخش خاصی از یک شرکت نامه بنویسید اما اطلاعاتی از نام چنین مسئولی نداشته باشید؛ در چنین موقعیتی، ردیف اطلاعات فردی گیرنده را حذف کنید و نامه را با خطاب به سمت آن شخص، آغاز کنید. اجازه بدهید با یک مثال، مسئله را شفاف‌تر کنیم: تصور کنید که قصد دارید برای پیگیری قطعی تلفن خود، به مدیر ارتباطات مخابرات محل سکونت خود، یک نامه بنویسید ولی اطلاعاتی درباره نام و نام خانوادگی مدیر ارتباطات ندارید؛ در چنین موقعیتی، باید نامه را به این شکل آغاز کنید:

  • مدیر محترم ارتباطات سازمان مخابرات منطقه یک تهران.

و باقی نامه را نگارش کنید.

گیرنده در نگارش نامه اداری بسیار مهم و حیاتی است. علاوه بر نگارش نام گیرنده، بسیار مهم است که گیرنده نامه خود را به درستی انتخاب کنید؛ یعنی اگر قصد دارید که عقب افتادن حقوق خود را پیگیری کنید، لازم است که به امور مالی نامه بنویسید، نه اینکه نامه خود را برای بخش انتظامات یا بخش روابط عمومی تنظیم کنید.

نکته مهم: در مواردی که نامه‌های اداری از یک بخش سازمان به بخش دیگر آن ارسال می‌شود، تشریفاتی مانند “مدیر محترم” یا “جناب آقای” چندان رعایت نمی‌شوند؛ در این موقعیت‌ها، تنظیم نامه اداری را به شکل زیر انجام دهید:

به : بخش روابط عمومی مجموعه الف.

از: بخش نیروی انسانی مجموعه الف.

موضوع

موضوع یکی از بخش‌های نسبتا مهم نامه است که بصورت خلاصه، محتوای نامه را به گیرنده توضیح می‌دهد. ممکن است برخی از نامه‌های اداری بدون موضوع باشند، اما پیشنهاد کارشناسان چنین است که حتما در فرایند نگارش نامه اداری، زمانی کافی برای انتخاب موضوع نامه بگذارید، تا در یک نگاه، ذهنیتی درباره کلیت نامه به گیرنده خود بدهید.

برخی از موضوعات پرکاربرد نامه‌های اداری، موارد زیر هستند:

  • درخواست مساعده.
  • درخواست وام.
  • درخواست افزایش حقوق.
  • درخواست بررسی ریزپرداخت‌ها.
  • پیگیری پرداخت / واریز / … .
  • استعلام موجودی / واریزها / … .

آغاز نامه

پس از آن که سربرگ (شماره نامه، تاریخ و پیوست) را پشت سر گذاشتید و ردیف‌های مربوط به گیرنده و موضوع را تکمیل کردید، نوبت آن رسیده است که نامه خود را با ادای سلام و احترام آغاز کنید؛ عرض سلام چندان واجب به نظر نمی‌رسد اما نکته اینجاست که نامه‌های اداری بدون سلام، از جهت ظاهری نسبت به نامه‌های دیگر متفاوت می‌شوند. پس بهتر است که در نگارش نامه اداری، سلام را فراموش نکنید.

از عبارت‌های زیر می‌توانید برای ادای سلام استفاده کنید:

  • با عرض سلام و وقت بخیر.
  • سلام و ادای احترام.
  • با عرض سلام و وقت بخیر.

متن نامه اداری

پس از آنکه مقدمات و تشریفاتی مانند ادای احترام و نام گیرنده را پشت سر گذاشتید، وقت آن رسیده است که به سراغ اصلی‌ترین قسمت نامه اداری، یعنی متن نامه بروید. 

متن نامه‌های اداری معمولا از سه بخش کلی شامل مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه‌گیری (یا سخن آخر) تشکیل شده است. لازم است که هر کدام از این بخش‌ها را متناسب با اصول و نکاتی که در ادامه این بخش بیان می‌کنیم، بنویسید تا هیچ اشکالی به وجود نیاید. فراموش نکنید که نگارش نامه اداری صرفا برای بیان یک منظور اتفاق می‌افتد و آن منظور باید به بهترین شکل در قسمت متن نامه بیان شود.

  • مقدمه نامه:

در مقدمه نامه لازم است که بصورت کلی موضوع مورد بحث را تبیین کنید؛ اگر قصد دارید که به نامه‌های قبلی یا سایر مسائل حاشیه‌ای بپردازید، بهتر است که در مقدمه به این موارد اشاره کنید. نکته بسیار مهم در نگارش مقدمه نامه اداری، این مسئله است که شما به هیچ عنوان نباید بصورت ناگهانی موضوع اصلی را بیان کنید؛ در قدم‌های اول بهتر است که برخی از موارد کلی را تبیین کنید، سپس به سراغ بدنه اصلی و بیان مسئله بروید.

نکته: در بسیاری از نامه‌های اداری، قسمتی با عنوان “مقدمه” وجود ندارد ولی نگارنده بصورت فرضی چند خط اول را به عنوان مقدمه در نظر می‌گیرد و به بیان کلیات موضوع در آن چند خط می‌پردازد.

  • بدنه اصلی:

در تنظیم نامه اداری، باید حرف اصلی خود را در این قسمت بیان کنید؛ از این قسمت با عنوان “متن اصلی نامه” نیز یاد می‌کنند. در این بخش، تلاش کنید که موضوع را با بیانی ساده و موجز مطرح کنید و اگر مسئله مطرح‌شده دارای جوانب یا زوایای متفاوتی است، به آن جوانب نیز اشاره کنید. بسیار مهم است که حرف اصلی خود را بصورت تمام و کمال و رک و راست در قسمت بدنه اصلی بیان کنید و در نهایت به سراغ قسمت “نتیجه‌گیری” یا “حرف آخر” بروید.

  • سخن آخر:

همه بخش‌های قبلی نوشته می‌شوند، تا بخش “سخن آخر” یا نتیجه‌گیری” به واضح‌ترین و معقول‌ترین شکل ممکن رقم بخورد؛ تصور کنید که مدیر یک شرکت، قصد دارد چند نفر از کارمندان خود را به سبب اشتباهات پی‌درپی‌ای که مرتکب شده‌اند، اخراج بکند؛ قاعدتا در قسمت‌های مقدمه و متن اصلی نامه اداری، باید به بیان دلایل و علت‌های این مسئله بپردازد و سخن پایانی و اجماع کلی را در قسمت سخن آخر تبیین کند. سخن آخر نقش مهمی در تنظیم نامه اداری دارد؛ در نتیجه، باید حوصله و دقت زیادی برای نگارش این بخش از نامه اداری صرف کنید.

مطلب پیشنهادی: انواع تنظیم قرارداد .

سپاس پایانی

پس از آنکه سخن آخر را در قالب درخواست یا دستور نوشتید، نگارش نامه اداری تقریبا به پایان رسیده است؛ فراموش نکنید که سپاس پایانی یکی از بخش‌های مهم و تاثیرگذار است. درست است که سپاس یا تقدیر پایان نامه، نکته خاصی را به مخاطب یا گیرنده نامه ابلاغ نمی‌کند، ولی از جمله تشریفات لازم در نامه‌های اداری محسوب می‌شود؛ به سبب همین مسئله، پس از تنظیم نامه اداری، سپاس پایانی را نیز به متن اضافه کنید.

امضا و پایان‌بندی

پس از آنکه سخن پایانی را بیان کردید، وقت آن رسیده است که نگارش نامه اداری را به پایان برسانید؛ برای پایان‌دادن به یک نامه اداری، باید امضای نویسنده نامه در قسمت پایینی آن درج شود. امضا نویسنده نامه، اعتبار و هویت خاصی به نامه می‌دهد و فرایند تنظیم نامه اداری را تکمیل می‌کند؛ پس حواستان باشد که این قسمت از نامه اداری را به بهترین شکل انجام دهید.

لازم است در زیر امضای خود، نام و نام خانوادگی‌تان را نیز بنویسید و پس از آن، تاریخ و زمان امضای نامه را ثبت کنید؛ این مورد از جهات متعددی حائز اهمیت است، پس بسیار مواظب باشید که نگارش تاریخ و زمان امضا فراموش نشود.

پی‌نوشت

زمانی‌که مشغول نگارش نامه اداری هستید، ممکن است نتوانید برخی از مطالب را در هیچ‌کدام از قسمت‌های مقدمه، متن اصلی و سخن آخر بگنجانید؛ از طرفی، امکان حذف و اشاره نکردن به آن مطلب را نیز ندارید. در چنین موقعیتی، بهترین انتخاب، استفاده از پی‌نوشت است. پی‌نوشت‌ها در پایان نامه قرار می‌گیرند و حاوی نکته‌ها و مسائل بسیار مهمی هستند که امکان قرار گرفتن‌شان در متن مقاله وجود نداشته است. 

پیشنهاد ما برای تنظیم نامه اداری این است که تا حد امکان از پی‌نوشت یا سایر جملاتی که پس از سخن آخر می‌آیند خودداری کنید، چرا که نظم کلی نامه را به هم می‌زنند و معمولا به درستی استفاده نمی‌شوند.

در نگارش نامه اداری چه نکاتی را رعایت کنیم؟

ما کوشیدیم تا در قسمت قبلی، همه بخش‌های یک نامه اداری را تبیین کنیم و نکاتی نیز برای نگارش هر قسمت به شما بیاموزیم؛ با مطالعه بخش قبلی، به خوبی با الفبای تنظیم نامه اداری آشنا خواهید شد. پس از آنکه مطابق با بخش قبلی نگارش نامه اداری را به پایان رساندید، وقت آن رسیده است که نکته‌های کلیدی این بخش را نیز مطالعه کنید و تلاش کنید که نامه اداری خود را براساس این نکته‌ها، ویرایش و تنظیم کنید.

ناگفته نماند که رعایت نکته‌های این بخش، باعث می‌شود که تنظیم نامه اداری به بهترین شکل انجام شود، تاجایی‌که نامه نوشته‌شده از جهت ظاهر و ساختار، کاملا شبیه به سایر نامه‌های اداری شود.

نکته کلیدی اول: زبان نامه و مسائل ویرایشی

مطمئنا هیچ کسی دوست ندارد که با یک غلط املایی یا اشتباه تایپی در یک نامه اداری مواجه شود، پس متن نوشته‌شده را چندین مرتبه مطالعه کنید که ریسک وجود اشتباهات املایی به صفر برسد. علاوه بر این، سعی کنید که در نگارش نامه اداری، از همه علائم سجاوندی مانند نقطه (.)، کاما (،)، نقطه‌کاما (؛) و انواع پرانتز را به بهترین شکل استفاده کنید. در مجموع، فراموش نکنید که متن شما باید از جهت زبانی نیز به ساده‌ترین و واضح‌ترین شکل ممکن نوشته شده باشد؛ پس تاجایی‌که می‌توانید، کلمات درشت و قلمبه سلمبه را از متن نامه خود دور کنید. نکات زیر را نیز در تنظیم نامه اداری، رعایت کنید:

  • رعایت کامل اصول و مبانی نگارش فارسی معیار.
  • پرهیز از عبارت‌ها و کلمات عامیانه.
  • استفاده از ساختارها و جملات ساده و کوتاه.

نکته کلیدی دوم: ظاهر کلی نامه اداری

در بخش‌های قبلی نیز بیان کردیم که نامه اداری حتما باید بر روی برگه‌های مخصوص بصورت تایپی درج شده باشد، وگرنه از ارزش و اعتبار آن، کاسته خواهد شد. اگر برگه مخصوص ندارید، می‌توانید به کمک نرم‌افزارهای طراحی نامه مانند نرم‌افزارهای مجموعه آفیس، یک نامه اداری خام، طراحی کنید. فراموش نکنید که حتما باید یک کادر کلی در اطراف نامه وجود داشته باشد.

نکته دیگری که در نگارش نامه اداری معمولا از یاد می‌رود، توجه به محل قرارگرفتن دقیق سربرگ‌هایی مانند تاریخ، شماره و پیوست است؛ بهتر است که این موضوعات را در قسمت بالایی سمت راست نامه قرار دهید؛ البته اگر قصد دارید که لوگوی شرکت خود را به به نامه اضافه کنید، بهتر است که لوگو را در بالای صفحه سمت راست و عناوینی مانند شماره نامه، تاریخ و پیوست را در قسمت چپ بالای نامه قرار دهید.

همچنین فراموش نکنید که قسمت امضا و تاریخ و زمان امضا، باید در پایین نامه و در سمت چپ قرار داشته باشد. 

نکته کلیدی سوم: برگه مخصوص

در قسمت قبلی بیان کردیم که بسیار مهم است از برگه مخصوص برای نگارش نامه اداری استفاده کنید؛ در کنار این مسئله، نکات زیر را هم قرار دهید:

  • فقط در یک روی برگه، نامه خود را پرینت کنید؛ نامه‌های اداری به هیچ‌عنوان بصورت پشت‌و رو، پرینت نمی‌شوند.
  • از برگه‌های رنگی یا کاهی برای چاپ نامه اداری استفاده نکنید.
  • فونت نامه باید یکی از انواع فونت‌های رسمی باشد؛ به هیچ عنوان از فونت‌های فانتزی یا غیررسمی استفاده نکنید.

نکته کلیدی چهارم: عناوین

براساس این مسئله که نامه اداری از سوی چه کسی نگارش شده است و مخاطب آن چه کسی است، بایست عناوین را تغییر و دستکاری کنید؛ به بیان ساده‌تر، زمانی‌که قصد داشته باشید که مدیرعامل شرکت خود نامه بنویسید، باید از یک سری عناوین خاص و وقتی‌که قصد داشته باشید، به زیردستان خود مسئله‌ای را ابلاغ کنید، بایست از یکسری از عناوین دیگر بهره ببرید. در نگارش نامه اداری، از عناوین زیر استفاده کنید:

  • «استحضار می‌رساند» برای خطاب قرار دادن سازمان‌ها، نهادها یا آن دسته از اشخاص حقیقی که سمتی بالاتر از سمت شما دارند.
  • «به آگاهی می‌رساند» برای خطاب قرار دادن اشخاصی که از جهت سمت، با شما هم‌سطح محسوب می‌شوند.
  • «به اطلاع می‌رساند» برای خطاب قرار دادن اشخاص یا کارمندانی است که سمت و عنوان شغلی پایین‌تری نسبت به شما دارند.

در مجموع، فارغ از اینکه به چه کسی نامه می‌نویسید، بایست به این مسئله توجه داشته باشید که استفاده از عناوین توهین‌کننده یا سبک‌سرانه، به هیچ عنوان در شان نامه‌های اداری نیست؛ بهتر است جدای از اینکه به مدیر عامل یا یک کارمند جزء نامه می‌نویسید، از عناوین مودبانه و ساده استفاده کنید.

نمونه نامه اداری

در بخش‌های قبلی، نکته‌های کلیدی گوناگونی را بیان کردیم که در تنظیم نامه اداری به شما کمک شایانی می‌کنند. حالا وقت آن رسیده است که چند نامه‌های ادراری خوب و اصولی را بصورت نمونه به شما نشان دهیم، تا قادر باشید به بهترین شکل، نامه اداری مخصوص به خود را طراحی کنید. 

پیش از آنکه به سراغ بررسی نمونه‌های نامه اداری برویم، به شما پیشنهاد می‌کنیم که در نگارش نامه اداری به هیچ عنوان از نامه‌های از پیش‌نوشته‌شده استفاده نکنید؛ چرا که نامه‌های آماده، رنگ و بوی خاصی ندارند و خالی از هر گونه اصالت هستند.

نمونه نامه اداری ثبت نام در مدرسه

شماره نامه: …

تاریخ: …

پیوست: …

باسمه تعالی

موضوع: ثبت نام در دبیرستان …

ریاست محترم اداره آموزش و پرورش شهرستان … 

جناب آقای/سرکار خانم … با ادای احترام و ادب

ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره … روز … اداره … فرزند من به این شهرستان منتقل شده است. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم … را در کلاس … دبیرستان … که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت فرایند کار، پرونده و همه سوابق تحصیلی فرزند من برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می‌شود. 

امیدوارم با دستوری که صادر خواهید کرد، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزند مرا را فراهم کنید. 

نام و نام خانوادگی 

تاریخ و زمان:

امضا

نمونه نامه اداری درخواست همکاری از شخص حقیقی

شماره نامه: …

تاریخ: …

پیوست: …

موضوع : درخواست تاسیس یک نمایندگی در نمایشگاه …

جناب آقای …  مدیر محترم اجرایی نمایشگاه …. 

با سلام و عرض ادب

بدین‌وسیله به استحضار جنابعالی می‌رساند اینجانب … با مسئولیت   …….  در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و  پر کردن  فرم تکمیلی برنامه‌ها بدین‌وسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه … اعلام می‌کنم. خواهشمندم دستور بدهید که اقدامات لازم انجام شود و از نتیجه این امور مرا را مطلع کنید. 

بدیهی است که هرگونه تغییر در تصمیم حضور این شرکت در نمایشگاه نام‌برده، الزاما به صورت کتبی اعلام خواهد شد؛ در غیر این صورت مسئولیت مالی آن بر عهده این شرکت  می‌باشد. 

به امید آنکه بتوانیم با کمک یکدیگر گامی هرچند کوچک، در بهبود فضای کسب و کار کشورمان برداریم. 

با سپاس بی‌کران.

نام و نام خانوادگی:

تاریخ و زمان:

امضا

نمونه نامه اداری درخواست امریه

شماره نامه: …

تاریخ: …

پیوست: …

گیرنده: جناب آقای فلانی مدیر محترم  مجموعه دولتی … استان … 

موضوع نامه: درخواست امریه 

با سلام و عرض خسته نباشید

بدین‌وسیله به استحضار حضرت‌عالی می‌رساند 

اینجانب … فارغ التحصیل مقطع کارشناسی ارشد رشته … از دانشگاه … واقع در شهر …که به تازگی فارغ التحصیل شده‌ام، تمایل دارم تا خدمت سربازی را با دریافت امریه در سازمان نام‌برده بگذرانم و ضمن کسب تجربه از راهنمایی‌های متخصصان محترم سازمان شما نیز  بهره‌مند شوم. در صورت پذیرش تقاضا، اینجانب متعهد می‌شوم که طی تمام مدت خدمت، ضمن رعایت نظم و انضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را در اولویت قرار دهم و امور محوله را به بهترین شکل به انجام رسانم. امید دارم که با این درخواست موافقت فرمایید. 

پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی در این خصوص بی نهایت سپاسگزارم. 

نام و نام خانوادگی:

تاریخ و زمان:

امضا.

نمونه نامه اداری درخواست تشویقی برای کارمندان اداره

شماره نامه:

تاریخ:

پیوست:

گیرنده: جناب آقای … مدیر اجرایی محترم کارخانه 

موضوع نامه : درخواست پرداخت تشویقی برای کارمندان بخش …

با سلام و عرض احترام 

بدین‌وسیله با عنایت به خدمات شایسته و ارزشمند آقای / خانم … کارمند شماره … درخصوص انجام امور محول‌شده به نحو احسن؛ پیشنهاد می‌گردد معادل یک ماه حقوق و مزایا به همراه پرداخت هزینه یک سفر زیارتی به مشهد مقدس به نامبرده به عنوان پاداش تعلق بگیرد. تقاضا می‌کنم در صورت صلاحدید دستورات لازم را مبذول فرمایید. 

با تشکر و قدردانی از شما.

نام و نام خانوادگی:

تاریخ و زمان:

امضا.

سخن پایانی

تنظیم نامه اداری اگر براساس یک راهنمای جامع و اصولی انجام شود، با نتایج بسیار خوبی همراه خواهد بود. ما در این مقاله، کوشیدیم تا چنین راهنمایی را به شما ارائه دهیم. در بخش‌های قبلی انواع نامه اداری را معرفی کردیم، سپس به بخش‌های گوناگون نامه اداری پرداختیم و نکاتی را بیان کردیم که در نگارش نامه اداری به شما کمک شایانی خواهند کرد. در پایان نیز، چندین نمونه نامه اداری اصولی را قید کردیم که حاصل کار خود را با آن‌ها مقایسه کنید. برای اطلاع از تمامی قوانین می توانید از اپلیکیشن شهرداد استفاده نمایید.

دکمه بازگشت به بالا