تنظیم نامه اداری

اصول نوشتن نامه اداری

نوشتن نامه اداری از جمله مهارت هایی است که برای هر فردی لازم و ضروری است. همه افراد حتی آنهایی که شغل دولتی و رسمی ندارند هم حداقل یکبار در زندگی خود در شرایطی قرار گرفته اند که مجبور به تنظیم نامه اداری شده اند.

به طور کلی شما باید اصول نوشتن نامه اداری را به طور کامل بلد باشید به دلیل اینکه هر مطالبه و در خواستی که از یک مرجع رسمی داشته باشید باید در قالب یک نامه اداری تنظیم کرده و به مرجع مورد نظر خود تحویل دهید. تنها در این صورت است که خواسته شما پیگیری خواهد شد در غیر اینصورت نباید توقعی برای نتیجه درخواست خود داشته باشید.

با توجه به همین نکته، متوجه شدید که دانستن اصول نوشتن نامه اداری تا چه اندازه می تواند به شما برای پیگیری و به نتیجه رسیدن درخواست ها و مطالبات خود از دیگر ارگان ها و سازمان های دولتی کمک کند. با شهرداد در این مقاله همراه باشید تا شما را با اصول نوشتن نامه اداری به طور کامل و جامع آشنا کنیم.

نامه اداری چیست؟

به نامه هایی که معمولا بین دو شخص حقوقی و یا یک شخص حقوقی و یک شخص حقیقی رد و بدل می شود و محتوای آن معمولا به یک یا چند مسئله اداری و سازمانی اشاره دارد نامه اداری گفته می شود. نامه های اداری به دو نوع درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم بندی می شوند.

همچنین از نظر زمان اقدام این نامه ها به چهار دسته، عادی، فوری، خیلی فوری و آنی تقسیم بندی می شوند. از نظر امنیت نیز نامه های اداری به پنج دسته عادی، محرمانه, خیلی محرمانه، سری و به کلی سری تقسیم بندی می شوند. حال به بررسی اجزای یک نامه اداری با در نظر گرفتن اصول نوشتن نامه اداری می پردازیم.

اجزای اصلی یک نامه اداری

شما برای اینکه با اصول نوشتن نامه اداری آشنا شوید ابتدا اجزای اصلی یک نامه اداری را به طور کامل بشناسید. در ادامه به بررسی اجزای اصلی نامه های اداری می پردازیم.

  • سربرگ نامه اداری
  • عنوان یا موضوع نامه 
  • متن اصلی نامه 
  • امضا
  • رونوشت

سربرگ نامه های اداری

یکی از اصول نوشتن نامه اداری، مکتوب کردن آن در کاغذ سربرگ دار است. سربرگ شامل آرم شرکت یا سازمان، نام سازمان، تاریخ، شماره، پیوست، نشانی و اطلاعات تماس با شرکت است. اگر سربرگ شما فاقد آدرس بود می توانید در انتهای نامه خود به فاصله نیم تا یک سانت از پایین کاغذ با یک قلم متفاوت با متن نامه آن را تایپ کنید.

در هنگام نوشتن نشانی باید دقت کنید که نشانی خود را به طور کاملا دقیق نوشته و کدپستی و شماره تلفن شرکت به همراه فکس و ایمیل شرکت را در آن ذکر کنید. در گوشه بالا سمت چپ باید شماره نامه، تاریخ و پیوست داشتن و نداشتن نامه خود را ذکر کنید.

عنوان نامه اداری

در این قسمت از اصول نوشتن نامه اداری شما باید گیرنده نامه، فرستنده نامه و موضوع نامه را مشخص کنید. برای نوشتن نامه گیرنده باید ابتدا شخصیت حقیقی فرد که شامل نام او است و سپس شخصیت حقوقی او که شامل سمت فرد گیرنده است را بنویسید.

موضوع نامه باید کاملا صریح و واضح باشد و به طور کلی بتواند دید کلی نسبت به محتوای نامه به ما بدهد. باید در طول موضوع دقت کافی را داشته باشید. موضوع شما نه باید آنقدر کوتاه باشد که فهم نامه را برای گیرنده سخت کند و نه چندان بلند که در محل مشخص شده جای نگیرد.

متن اصلی نامه

یکی از مهمترین مواردی که باید در اصول نوشتن نامه اداری به آن توجه کنید متن اصلی نامه شما است. در هنگام نوشتن نامه های اداری باید همواره سه اصل دقت، اختصار و وضوح را رعایت کنید. هدف شما از تنظیم یک نامه اداری رسیدن به خواسته خود در کوتاه ترین زمان ممکن است پس با رعایت این سه اصل به نتیجه مطلوب خود نزدیک تر شوید.

در هنگام نگارش متن اصلی نامه باید نکاتی را در نظر داشته باشید که در ادامه آن ها را عنوان کرده ایم.

  • با توجه به محتوا نامه خود از عبارات و اصطلاحات مناسب استفاده کنید.
  • متن نامه خود را مختصر بنویسید و از گزافه گویی پرهیز کنید.
  • توجه داشته باشید که به هیچ عنوان از کلمات احساسی و صمیمانه در نامه خود استفاده نکنید.
  • از کلماتی استفاده کنید که راحت و قابل فهم باشند.
  • از حاشیه پردازی بپرهیزید و صریح و واضح بنویسید.
  • با رعایت احترام و بدون تعارف درخواست خود را عنوان کنید.
  • از نشانه های نگارشی به درستی استفاده کنید.
  • دقت داشته باشید که در متن نامه خود به هیچ عنوان از کلمات و اصطلاحات عامیانه استفاده نکنید.
  • در نامه خود تا حد امکان از یک موضوع سخن بگویید و از نوشتن چندین موضوع مختلف در یک نامه جدا بپرهیزید.

امضا

در این بخش مشخصات فرستنده نامه به همراه امضاء وی قرار خواهد گرفت. در اصول نوشتن نامه اداری برای امضا نامه قواعدی در نظر گرفته شده است که در ادامه آن ها را بازگو کرده ایم.

  • امضا باید در سمت چپ نامه و با سه سطر فاصله از سطر پایانی متن نامه باشد.
  • در خط اول مشخصات فردی فرستنده و سپس پست سازمانی وی قرار خواهد گرفت.
  • دقت داشته باشید که خطوط امضا شما به هیچ عنوان نباید روی نام و سمت امضا کننده را بپوشاند.

رونوشت نامه

یکی از اصول نوشتن نامه اداری، تنظیم نامه اداری در سه نسخه است. نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده نامه می باشد.

در برخی موارد لازم است علاوه بر گیرنده و فرستنده نامه افراد دیگری نیز از محتوای نامه اطلاع داشته باشند. در اینگونه مواقع نام آن افراد یا اشخاص در زیر متن نامه اداری تحت عنوان رونوشت درج خواهد شد و برای هر کدام از آن افراد نسخه ای از نامه ارسال خواهد شد.

جمع بندی

اگر شما تمام موارد ذکر شده در این مقاله را در هنگام تنظیم نامه های اداری خود به کار بگیرید می توانید تمام نامه های اداری خود را به بهترین شکل ممکن تهیه کنید. همانگونه که به آن اشاره کردیم رعایت اصول نوشتن نامه اداری در روند رسیدن به نتیجه مطلوب از طریق نامه خود بسیار مهم و تاثیر گذار است.

حال که با اصول نوشتن نامه اداری را به طور کامل آشنا شده اید تنها کار باقی مانده تمرین است. با تمرین در زمینه تنظیم نامه اداری و بکارگیری مواردی که در این مقاله ذکر کرده ایم. شما می توانید در مدت زمانی کوتاه  بهترین و حرفه ای ترین نامه های اداری را تنظیم کنید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا